Bedrift
Personvern
Bedrift
Personvern
Sist oppdatert 17.04.2024
Denne personvernerklæringen er rettet mot kunder av Convene AS og CrediCare AS. Convene er en av Nordens ledende leverandører av selvbetjeningsløsninger for betaling og administrasjon. CrediCare AS har bevilling som betalingsforetak og som inkassoforetak. Begge selskap inngår i Convene Group og omtales i fortsettelsen samlet som Selskapene.
I Convene Group tar vi personvern på alvor, og det er derfor viktig for oss at du vet hvilke opplysninger vi innhenter og hvordan vi ivaretar ditt personvern.
Personopplysninger er informasjon som kan identifisere deg som person, for eksempel en e-postadresse, gateadresse, telefonnummer eller en kombinasjon av disse som gjør det mulig å anslå hvilken person som befinner seg bak dataene.
All behandling av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven og EUs forordning for Personvern (GDPR) som omfatter innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av disse.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
For å levere gode produkter og tjenester er vi avhengige av å samle inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger. Vi behandler personopplysninger med det formål å oppfylle avtaler inngått med deg som kunde og i forbindelse med kundeadministrasjon.
Personopplysningene blir innhentet fra ulike kilder, som når du som kunde signerer en avtale med oss, kontakter oss, eller samtykker til å motta e-poster og bruker nettstedet vårt. For å sørge for en trygg og riktig saksbehandling henter vi inn følgende informasjon:
- Navn
- Adresse
- Kontaktopplysninger som telefonnummer og/eller e-postadresse
Under har vi skissert opp tilfeller og steder der informasjon og opplysninger hentes, og hvilket formål det har.
Opptak og lagring av kundekommunikasjon
Som et ledd i vår kvalitetssikring og effektiv kundebehandling blir det i mange tilfeller gjort opptak av telefonsamtaler til vår supportavdeling med hjemmel i personopplysningsloven. Før opptaket blir gjort, blir det spilt av en automatisk talebeskjed som informerer om opptaket før samtalen starter, hvor man samtidig får mulighet til å reservere seg for opptak via tastevalg. Lydopptakene blir lagret i tre måneder før de blir slettet. Tilgangen til opptakene er begrenset til de som har et tjenstlig behov, og all tilgang blir loggført med en kort begrunnelse dersom avspilling foretas.
Kundeundersøkelse
Etter at du har vært i kontakt med vår supportavdeling sender vi ut en kort undersøkelse hvor vi spør deg om hvordan opplevelsen din med kundeservice var. Formålet er å forbedre oss slik at vi kan gi deg som kunde enda bedre service og levere bedre produkter og tjenester. Hvis du ikke vil dele denne typen opplysninger med oss, kan du la være å svare på undersøkelsen vi sender deg.
Nettsider
Når du bruker nettstedene våre samler vi inn informasjon som f.eks. hvilken nettleser og enhet du bruker, IP-adressen din og hvor du befinner deg. Denne informasjonen kan ikke identifisere deg som bruker, da dataen blir brukt på et aggregert nivå. Se våre retningslinjer for informasjonskapsler om du ønsker å vite mer om hvordan vi samler inn denne informasjonen.
E-post
Når du registrerer deg til å motta nyhetsbrev samtykker du til at vi kan holde deg oppdatert på våre produkter og tjenester, dele nyheter og invitere deg til relevante arrangementer. For at vi skal kunne forbedre innholdet i vår kommunikasjon innhenter vi informasjon om hvordan du responderer på e-posten, for eksempel om e-posten blir åpnet og hvilke linker som er klikket på. Du kan når som helst melde deg av ved å klikke på linken “Meld meg av” i e-posten du mottar.
Personopplysninger om debitorer
Som inkassoselskap er CrediCare behandlingsansvarlig for personopplysninger om debitorer som behandles i forbindelse med fakturering og innkreving av fordringer. Behandling av personopplysninger for privatpersoner som er debitorer beskrives i en egen personvernerklæring.
For bedrifter som er debitorer vil personopplysninger behandles i helt begrenset omfang. Behandlingen vil normalt bare omfatte navnet på kontaktperson hos debitor, samt eventuelt opptak av telefonsamtale i samsvar med det som er beskrevet under ‘Opptak og lagring av kommunikasjon’ i personvernerklæringen for privatpersoner. Formålet med behandlingen er å gjennomføre innfordring i samsvar med avtaler med kreditorer og lovpålagte krav i tilknytning til dette.
Convene som underleverandør
Som underleverandør av CrediCare behandler Convene personopplysninger i forbindelse med kundeadministrasjon, og har i den anledning tilgang til informasjon om betalingshistorikk og betalingsavtaler, samt telefon og e-post korrespondanse med mer. Personopplysninger blir kun benyttet der det finnes et tydelig spesifisert formål, som reguleres i egen databehandleravtale.
Hvordan behandler vi dine personopplysninger?
Vi behandler personopplysninger først og fremst i forbindelse med kundeadministrasjon og gjennomføring av de avtalene vi har inngått med deg som kunde.
Når du inngår en kundeavtale med Convene eller CrediCare så samler vi inn opplysninger om din bedrift, og kontakt- og faktureringsinformasjon slik at samarbeidet mellom oss kan fungere best mulig.
Videre bruker vi opplysningene til å gi deg relevant informasjon om våre tjenester, nyhetsbrev og annen relevant markedsføring. Vi ønsker også å tilpasse og forbedre våre tjenester, og trenger da opplysninger for å kontakte deg som kunde. Opplysninger brukes også til å utarbeide interne rapporter og kundeundersøkelser.
Hvem kan få tilgang til opplysningene dine?
For å kunne behandle din(e) sak(er) vil utvalgte medarbeidere hos oss ha tilgang til dine personopplysninger når det er nødvendig. I slike tilfeller vil det kun gis tilgang etter behov og etter de formål som er beskrevet. Alle våre medarbeidere er bundet av taushetsplikt.
Som hovedregel vil vi ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre utenforstående tredjeparter. Vi har anledning til å dele opplysninger med våre samarbeidspartnere eller underleverandører. Dette vil typisk omfatte ulike systemleverandører for saksbehandling, lagring, kommunikasjon og markedsføring. I slike tilfeller vil deling skje i samsvar med inngåtte databehandleravtaler og mottaker kan ikke benytte opplysningene til andre formål enn det som er avtalt.
Lagring og sletting av opplysningene
Selskapene beskytter dine personopplysninger i samsvar med EUs personverndirektiv og norsk lov. Det betyr at personopplysninger som behandles hos Selskapene er sikret ut fra bestemmelser om konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Selskapene er også i tråd med kravene til Norsk Helsenett og kravene i Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren.
Opplysninger som ikke lenger er nødvendig for å gjennomføre formålene beskrevet over slettes. Noen typer data vil vi behandle for statistiske formål, men det er først etter at informasjonen er pseudonymisert eller anonymisert.
Dine rettigheter
Rett til innsyn og retting av opplysninger
Du har til enhver tid rett til å be om innsyn i personopplysningene vi har registrert om deg, samt å få vite innholdet og hvor vi har innhentet dine personopplysninger fra. Dersom personopplysningene er unøyaktige, ufullstendige eller irrelevante, har du rett til å be oss korrigere eller slette personopplysningene som vi besitter. Vi oppmuntrer deg til å gi oss beskjed dersom noen av personopplysningene dine er feil.
Hvordan kan jeg endre eller klage på bruken av mine personopplysninger?
Du har innsigelsesrett dersom du mener vi ikke har rett til å behandle dine personopplysninger. I slike tilfeller kan vi bare fortsette behandlingen hvis vi kan rettferdiggjøre årsaker som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter. Vi kan alltid behandle dine personopplysninger hvis dette er påkrevet for å avgjøre, utøve eller forsvare rettslige krav.
Hvis du er misfornøyd med svaret eller mener vi behandler dine personopplysninger på en urettferdig eller ulovlig måte, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om Datatilsynet og deres klageprosedyre her.
Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål eller kommentarer vedrørende personvernerklæringen, ber vi deg kontakte oss på privacy@convenegroup.com.
For andre spørsmål ta kontakt via vårt kontaktskjema eller telefon 22 80 70 00.